Notre déclaration de confidentialité

L'Office accorde de l'importance au respect de votre vie privée.
Nous souhaitons dès lors vous informer clairement sur la manière dont nous collectons et utilisons vos données personnelles.
Cette déclaration de confidentialité est destinée à la fois aux particuliers et aux entités juridiques.

Traitement et utilisation de vos données personnelles.

Par données personnelles, nous entendons non seulement les données qui vous identifient directement, mais également celles qui le font indirectement.
Une identification directe est possible à l'aide de données personnelles telles que votre nom, adresse, votre numéro de registre national, votre e-mail, votre numéro de téléphone, etc.
Une identification indirecte est possible à l'aide d'informations qui sont susceptibles de vous identifier si elles sont combinées à d'autres informations.
Quel type de données personnelles traitons-nous ?

Les différentes catégories de données personnelles que nous traitons habituellement sont les suivantes :

• Données d'identification
• Données d'identification électronique
• Données de localisation électronique
• Particularités financières
• Caractéristiques personnelles
• Données physiques
• Composition du ménage
• Loisirs et intérêts
• Caractéristiques de logement
• Education et formation
• Profession et emploi
• Numéro national / identification Sécurité Sociale
• Santé physique
• Santé psychique
• Données relatives à vos besoins et centres d'intérêt que vous nous communiquez.
• Données audiovisuelles, telles que les renseignements des vidéos de surveillance de nos bureaux, les renseignements communiqués à notre centre d'appel ou par mail et les enregistrements de nos appels.
• Nous pourrions également utiliser les données obtenues de sources externes, afin de satisfaire entre autre nos obligations réglementaires (ex. des informations provenant des instances publiques dans le cadre de la lutte contre le terrorisme et le blanchiment d'argent).

Qui est concerné par notre traitement de données personnelles ?

Nous traitons des données personnelles de particuliers ou d'identités juridiques avec lesquels nous avons eu ou sommes susceptibles d'avoir une relation directe ou indirecte. De telles données personnelles peuvent en particulier faire référence :

• Aux clients et à leurs représentants ou bénéficiaires
• Aux clients potentiels
• À toute personne associée à une entité juridique, telle qu'un représentant d'une entreprise ou d'une association à but non lucratif.
• Nous utilisons également les données personnelles de tiers, personnes de contact qui entretiennent une relation de près ou de loin avec le client.

À quelles fins utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Gestion de dossier client
• Livraisons, exécution des produits et services que nous proposons
• Gestion de la relation client
• Une approche commerciale personnalisée.

Afin de vous fournir des produits et services les plus pertinents possible, nous sommes susceptibles de :

• D'analyser vos besoins potentiels par rapport à nos produits ou nos services.
• Optimalisation des performances de nos services.
• Prévention, détection et contournement de failles.

Nous utilisons également des données de contact et de sécurité afin de valider, de suivre et de sécuriser toutes transactions, communications via nos différents canaux. (Mot de passe, code, lecteur de carte,…)



Nous respectons le cadre légal en matière de protection des données à caractère personnel. Notre réputation en matière d'intégrité et notre respect vis-à-vis de la vie privée de nos clients nous tiennent à cœur. Nous mettons tout en œuvre pour nous conformer aux lois belges et règlement européen sur la protection des données et prenons les mesures de mises en œuvre supervisées par la commission de protection de la vie privée. Conformément ces règlementations, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir que vos données personnelles soient sécurisées de manière optimale contre toute perte ou divulgation accidentelles à des personnes qui n'en aurait pas l'autorisation. Nous prenons également les dispositions contractuelles avec les différentes parties susceptibles de nous aider à traiter vos données personnelles ou auxquelles nous communiquons vos informations.

Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont collectées dès que vous devenez client, utilisez un de nos produits ou services ou lorsque vous nous contactez via nos différentes plateformes.
Comment sécurisons-nous vos données ?

Nous prenons la sécurisation de vos données très au sérieux.

À cette fin, nous avons opté pour un cadre de gouvernance en matière de sécurité mis à jour périodiquement et conforme aux règles internationales et aux normes. Plus particulièrement, nous avons pris des mesures techniques et élaboré des procédures adaptées afin de garantir l'intégrité de vos données personnelles et leur traitement confidentiel et sécurisé.

Comment pouvez-vous sécuriser vos données personnelles ?

Bien que nous fassions le maximum pour sécuriser vos données, nous vous conseillons d'envisager de mettre en place les mesures suivantes afin de garantir au mieux la sécurité de vos données de votre côté :

• Installer un logiciel antivirus, un logiciel anti-spyware et un pare -feu. Réglez vos préférences afin que ces protections soient régulièrement mise à jour.
• Ne laissez pas votre équipement et vos moyens d'accès sans surveillance.
• Veillez à bien fermer vos applications.
• Ne notez jamais vos mots de passe.
• Veillez à utiliser des mots de passe complexes composés de majuscules, chiffres et signes.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous nous efforçons de ne pas conserver vos données personnelles plus longtemps que dans le but dans lequel elles ont été collectées ne le requiert. Les périodes de conservation ne sont pas universelles et peuvent varier selon les circonstances. Vos données peuvent être archivées juqu'à 10 ans après la clôture de votre contrat. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ? Vos données personnelles au sein de L'Office Nous traitons vos données personnelles avec le plus grand soin et ne partageons que vos données nécessaires pour offrir les meilleurs services. Nous pourrions transférer vos données personnelles à d'autres entités qui nous assistent dans la gestion des opérations, le sécurité IT ou la fourniture de services et de produits spécifiques. Pour certains contrôles de lutte contre le blanchiment d'argent et activités de sécurité opérationnelle, nous pourrions faire appel à des entités à l'étranger.

Vos données personnelles en dehors de L'Office

Dans certain cas, la loi nous oblige à partager vos données avec des tiers :

• Les pouvoir publics, les organismes de réglementation et les organismes de surveillance lorsqu'il y a une obligation légale de communiquer / divulguer des informations relatives au client, telles que les autorités fiscales et la banque nationale de Belgique.
• Les autorités judiciaires ou d'instruction telles que la police, les procureurs, les tribunaux, les instances d'arbitrage / de médiation à leur demande expresse.
• Les avocats, les notaires et les tuteurs qui doivent s'occuper des affaires d'autres personnes et les réviseurs d'entreprise.

Les tiers à qui nous ne sommes pas tenus par la loi de transférer les données personnelles, mais à qui nous faisons appel pour fournir bon nombre de nos services :

• Les spécialistes du secteur financier qui ont aussi une obligation légale d'utiliser les données personnelles avec soin.
• Les fournisseurs de services, notamment les entreprises ou les individus qui nous aident dans :
• La conception et la maintenance de nos outils et applications internet.
• La commercialisation de nos activités, l'organisation d'évènements et la gestion des communications avec la clientèle.
• La préparation de rapports et de statistiques, l'impression de documents et la conception de nos produits.
• Institutions dont nous vendons des produits et services, par exemple les compagnies d'assurances.
• Les courtiers d'assurances.

Dans le cas repris ci-dessus, nous veillons à ce que les tiers n'aient qu'un accès limité aux données personnelles nécessaires pour mener à bien les tâches spécifiques requises. Nous veillons également à ce que les tiers s'engagent à utiliser les données de manières sécurisée et confidentielle et les utilisent conformément à nos instructions. Lorsque nous travaillons avec des tiers en dehors de la Belgique, nous prenons les mesures adéquates afin de garantir que vos données personnelles seront dûment protégées dans le pays de destination. Dans ce cas, nous agissons afin de garantir que des données personnelles soient traitées avec le même soin qu'en Belgique.

Quel sont vos droits ?

Nous nous efforçons de rester le plus transparent possible vis-à-vis des données que nous utilisons. La loi vous autorise à demander l'accès aux données personnelles que nous détenons sur vous, à en être informé, à les consulter et à les corriger. Vous pouvez vous opposer à leur emploi. Vous avez le droit d'être oublié et le droit de transférer vos données. Vous avez le droit d'être exempté de tout processus automatique de décision.

Information

Nous allons :

• Vous fournir une description des données conservées.
• Vous fournir une explication sur les raisons de conservation.
• Vous communiquer les raisons d'un traitement automatisé éventuel de vos données.

À cette fin, il vous faudra vous adresser à notre siège d'exploitation à Waterloo. Il vous sera nécessaire de fournir une pièce d'identité ou de répondre à des questions de sécurité afin de satisfaire votre demande. Nous vous fournirons une copie des données que nous utilisons. La première demande est entièrement gratuite. Pour toute demande supplémentaire, nous sommes autorisés à vous facturer un coût administratif de 100 € par demande. Toutefois, il se peut que dans certains cas, nous vous refusions l'accès aux données lorsque celles-ci risquent de révéler des informations sensibles d'un point de vue commercial que nous devons protéger, ou lorsqu'elles sont liées à des enquêtes juridiques. Vous serez informés de la raison du refus dans un délai raisonnable et de la possibilité d'introduire une réclamation par le biais de l'un de nos canaux. Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour veiller à ce que vos données personnelles soient correctes, à jour, complètes, pertinentes et non fallacieuse. Nous pouvons vous demander de confirmer que vos données sont toujours à jour. Si vous pensez que vos données personnelles que nous détenons sont erronées, vous pouvez nous demander de les modifier. Nous répondrons à votre requête le plus rapidement possible pour la mener à bien. Nous modifierons vos données personnelles s'il s'avère qu'elles sont inexactes, obsolètes, incomplètes, non pertinentes ou fallacieuses après avoir pris en compte les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Si nous corrigeons vos données et que nous les avions partagées précédemment avec un tiers, nous notifierons également ce dernier lorsque la loi l'exige. Si nous ne sommes pas d'accord avec votre demande de correction de vos données personnelles, nous vous en expliquerons la raison ainsi que les modalités vous permettant d'introduire une réclamation. Dans ce cas, nous pouvons vous fournir une déclaration supplémentaire indiquant que les données sont incorrectes selon vous.

Le droit à l'opposition.

Lorsque vous devenez client, nous vous demandons si vous souhaitez un traitement personnalisé pour lequel, nous utilisons vos données. Vous pouvez à tout moment renoncer à ce traitement personnalisé. Remarquez qu'en vous opposant à l'approche personnalisée, nous pouvons continuer à vous contacter avec d'autres objectif comme le respect d'obligations légale ou contractuelle. (Exemple : informations importantes sur votre contrat ou sur sa gestion)

Le droit d'être oublié

Vous avez le droit à demander que vos données soient détruites. Cette demande peut être refusée s'ils existent des raisons juridiques fondées sur base de dispositions légales (délais de conservation réglementaires, obligations anti blanchiment), des obligations contractuelles, un jugement, l'existence d'une enquête pénale ou l'existence d'un litige juridique. Vous serez informé dans un délai raisonnable du refus, ainsi que la façon dont vous pourrez vous plaindre à cet égard.

Le droit de transférer vos données.

Vous avez le droit de transférer vos données à une autre entité. Les données seront transférées gratuitement sous une forme structurée, courante et lisible. Attention, cela ne vaut pas pour les données fournies sur base d'accord ou de contrat.

Le droit d'être exempt de processus automatique de décision ou de profilage

Vous avez le droit à ne pas être soumis à des procédés de décision automatique ou profilage. Vous souhaiteriez recevoir plus d'informations ou introduire une réclamation ? Nous sommes tenus de traiter vos données personnelles avec le plus grand soin. Nous nous engageons à traiter toute réclamation relative à la protection de la vie privée et, à ce titre, nous nous engageons à traiter rapidement toutes plaintes concernant la protection de votre vie privée endéans le mois qui suit la réception de votre demande. Si vous souhaitez recevoir d'avantage d'informations sur les tiers auxquels nous pourrions communiquer vos données personnelles conformément à la loi ou dans le cadre d'un service que nous leur avons confié, ou si vous souhaitez introduire une réclamation relative au traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter.

• En appelant au 02/351.01.91
• En nous envoyant un mail à loffice@prowebox.com

Vous pouvez également envoyer votre demande à l'adresse suivante :



Si vous n'êtes pas satisfait (e) de la manière dont votre réclamation a été traitée, vous pouvez également en faire part à

• La commission de la protection de la vie privée.
• commission@privacycommission.be
• Plus d'info sur : www.privacycommission.be

À propos de cette déclaration de confidentialité

Cette déclaration de confidentialité rentre en vigueur le 01/05/2018 et est susceptible de faire l'objet de modifications afin de garantir que son contenu reflète précisément les évolutions en matière de réglementation, ainsi que tout changement au sein de l'Office.

Notification RGPD

Au 25 mai 2018 le règlement européen RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) entre en vigueur. En application de celle-ci, nous vous donnons les informations suivantes : Data Protection Officer pour L'Office :

Marc Dhondt
mdh@prowebox.com
+32475610105